WAT IS LEAN NOU EIGENLIJK?
Lean is een aanpak waardoor je met andere ogen kijkt naar de processen in je organisatie. De focus bij Lean ligt op het toevoegen van waarde voor de klant in alle processtappen. Dus stappen die niet direct waarde toevoegen worden uit het proces gehaald. Lean is vooral gericht op het verlagen van doorlooptijden en het elimineren van verspillingen in processen. In de praktijk blijkt dat organisaties die nog nooit een Lean programma hebben doorlopen gemiddeld 40 tot 50 % van hun kosten binnen een jaar hebben gereduceerd.
Lean is gestart in de Japanse en Europese industrie. Tegenwoordig worden de Lean principes ook zeer succesvol gebruikt in de financiële- en zakelijke dienstverlening, telecom, transport en logistiek, de publieke sector en in de zorg.
Lean wordt vaak in een adem genoemd met Lean Six Sigma (L6S). Waar Lean zich bezig houdt met het elimineren van verspillingen in processen, houdt L6S zich bezig met het verder optimaliseren van die processen en processtappen die wel waarde toevoegen voor de klant. Lean en L6S zijn complementair en beide dus gefocussed op bestaande processen. Daarnaast bestaat nog de methode ‘Design for Six Sigma’(DFSS). De relatie tussen deze methoden wordt vaak eenvoudig weergegeven middels onderstaand plaatje.
Sommige oplossingen zijn zo duidelijk dat een methode verder niet nodig is: de ‘Just do it’ aanpak. Bij een kapotte lamp vervang je het ‘peertje’ en in 99 % van de gevallen is het probleem opgelost.
Een andere categorie vereist een nadere bestudering van de processen om de verspillingen te ontdekken en te elimineren: Lean. Een voorbeeld is het terugbrengen van het aantal autorisatiestappen bij de bouw van software services in een grote onderneming. Daarnaast werden de actuele doorlooptijden per processtap zichtbaar gemaakt op grote borden op de afdeling. Door deze twee eenvoudige maatregelen werd de doorlooptijd al met 19 % gereduceerd.
Daar waar processen al Lean gemaakt zijn kunnen nog meer verbeteringen gerealiseerd worden door methodisch het proces in meer detail te meten, te analyseren en te verbeteren: L6S. Een voorbeeld hiervan is de wens van een software afdeling om het aantal wijzingingsaanvragen van de klant terug te dringen na voltooiing van het functioneel ontwerp. Tijdens de procesanalyse kwam men er achter dat de gewenste wijzigingen eerder door de klant naar voren werden gebracht indien de klant het ontwerp vaker kon zien en toetsen. Op basis hiervan werd de klant vaker betrokken en ontstond een soort van ‘scrum-achtige’ aanpassing van het ontwerpproces. De klant blij, de ontwerpers blij en de change advisory board (CAB) blij. Daarbij werd de totale doorlooptijd ook nog eens 20 % gereduceerd.
Een de laatste categorie betreft het ontwikkelen en ontwerpen van nieuwe robuuste processen en producten: Design For Six Sigma (DFSS).
Lean en de andere methoden zijn meer dan een set van ‘gereedschappen’ waarmee je processen optimaliseert. Het betreft invoeren en onderhouden van een bedrijfsbrede filosofie die als doel heeft om CONTINUE te VERBETEREN. Lean moet als het ware in de haarvaten van de organisatie geborgd worden. Mensen moeten zich nagenoeg continue afvragen: Wat heeft de klant hieraan? Doen we wel het goede? Kan dat nog beter?
Een dergelijke continue verandercultuur vraagt dus om twee rand voorwaardelijke succesfactoren!
- Directe betrokkenheid van het gehele (senior) management.
- Directe betrokkenheid van diegenen die in de primaire processen werken.
Om een Lean organisatie te worden bestaat een eenvoudig stappenplan.
Meer weten? De adviseurs van Inpire2Improve willen graag met u, vrijblijvend in dialoog gaan om te kijken wat Lean voor u en uw organisatie kan betekenen of bestel ons handboek over Lean en L6S.
